fbpx
esecos logga

6 viktiga frågor att tänka på innan ett systembyte

6 viktiga frågor att tänka på innan ett systembyte

Är det dags för ett systembyte?

Syftet med ett ERP-system, eller affärssystem, är att ha en centraliserad databas som integrerar alla era olika system, funktioner och processer för att få ett så enhetligt verksamhetsstöd som möjligt. För att sammanfatta; ett system som låter er sköta allt administrativt på ett ställe!

Kanske har ni vuxit ur ert gamla system, saknar funktioner eller kopplingar eller känner att systemet hämmar er från att växa. Det finns mängder av anledningar till ett systembyte och ofta kan det vara en ganska frustrerande process.

Innan ni påbörjar upphandlingarna bör ni dock rannsaka er verksamhet och göra en omfattande dokumentering av alla processer och flöden. På så sätt blir det enklare för både er och systemleverantören att förstå varandra och se huruvida det fungerar för er eller inte.

Vi har samlat 6 frågor som ni med fördel kan använda som mall för att kartlägga era krav, behov och önskemål på ett nytt affärssystem!

6 viktiga frågor att besvara innan ni väljer ett nytt affärssystem

1. Behöver ni ett skräddarsytt affärssystem eller en färdig lösning?
2. Vad är er budget?
3. Hur ser era rutiner och flöden ut?
4. Vem ska använda systemet?
5. Vilka kopplingar behöver ni?
6. Hur förväntas ni växa inom de närmsta 5 åren?

1. Behöver ni ett skräddarsytt affärssystem eller en färdig lösning?

Det finns mängder av olika system på marknaden där många av dem ser helt olika ut. Vissa av dem är enklare system med funktioner som ska fungera för alla olika sorters branscher och verksamheter, medan andra består av en grund som sedan byggs ut med exakt det som varje unik verksamhet behöver.

Det viktigaste när man väljer mellan dessa är att se över sina behov och fundera över vad som måste finnas i systemet. Behöver ni många “specialare” för att täcka in era processer eller har ni ett rätt standardiserat flöde från att kunden gör en order till att ni skickar ut paketet från lagret?

2. Vad är er budget?

Ja, vad kostar ett affärssystem egentligen? Om ni förväntar er ett exakt svar på den frågan, måste vi tyvärr göra er besvikna. Det är dessvärre en “hur långt är ett snöre”-fråga som beror på många olika faktorer.

Vad som är bra är att det finns affärssystem som sträcker sig från kostnadsfria till miljonbelopp – så det finns absolut något för alla! Det är dock viktigt att förstå skillnaden på dessa och att man varken kan förvänta sig samma funktioner, support eller effektivitet från dem. Är ni nystartade och fortfarande säljer i liten skala fungerar ofta de kostnadsfria eller billiga bra – men hanterar ni över 50-100 ordrar per dag, har avancerad logistik eller transportadministration kan ni oftast effektivisera arbetet och i slutändan även spara in pengar på att välja ett dyrare affärssystem.

Sammanfattningsvis, är det några aspekter att ha i åtanke när ni väljer prisklass på affärssystemet. Vårt tips är att räkna på det tidigt i processen och undvika att vara dumsnåla. Väljer ni ett billigare affärssystem och inser att ni behöver fler avancerade funktioner, kostar det ofta mycket att lägga till dessa i efterhand. Se därför även till att vara ärliga och tydliga mot leverantören direkt från start, så att de vet era förväntningar och kan ge er en korrekt prisbild.

3. Hur ser era rutiner och flöden ut?

Kollegor sitter vid bord och har möte

När något fungerar är det lätt att fastna i det hjulspåret och tänka att det är det bästa sättet att lösa uppgiften på. Inte minst när det kommer till administration eller orderhantering kan det vara läskigt att ändra sin rutin, då man inte vill missa något eller riskera att göra fel.

Vi möts ofta av e-handlare som har gjort på samma sätt i flera års tid, och vill ha exakt samma upplägg även vid ett systembyte. Det behöver nödvändigtvis inte vara fel, utan kan vara en rutin som arbetats fram till den bästa möjliga. Det är dock viktigt att våga tänka om ibland och se om ni kan effektivisera det ytterligare med hjälp av en funktion i affärssystemet.

Se helt enkelt till att vara tydliga med hur ni jobbar idag och vilka funktioner som stödjer ert vardagliga arbete. Exempelvis kanske ni alltid plockar i batchar med en vagn? Se då till att affärssystemet stödjer detta och automatiskt kan skriva ut effektiva plockrundor till personalen på lagret.

4. Vem ska använda systemet?

Beroende på hur ni arbetar och hur era rutiner ser ut kommer olika personer behöva ha åtkomst till systemet. Exempelvis kanske ni har ett stort lager där all personal behöver komma åt information om hyllplan och ordernummer – eller är det bara en på admin som skriver ut plocklistorna till dem? Eller har ni en kundtjänstavdelning som behöver komma åt och ändra i ordrar?

5. Vilka kopplingar behöver ni?

I många affärssystem finns det färdiga kopplingar och integrationer till andra system – exempelvis ett WMS, en e-handelsplattform, en 3PL-partner eller ett kassasystem. Är ni nöjda med era befintliga kopplingar är det bra att hitta en systemleverantör som har dessa kopplingar på plats, alternativt har möjlighet att tillgodose er den kopplingen längre fram.

6. Hur förväntas ni växa inom de närmsta 5 åren?

En av de viktigaste frågorna att ta upp med systemleverantören är hur ni planerar att växa och utvecklas framöver. Vill ni ta er e-handel till en ny nivå och anställa mer personal, expandera till fler marknader, öppna en fysisk butik eller investera i ett robotlager längre fram så behöver ni ha ett system som kan utvecklas med er. Se därför till att systemet är skalbart och kan anpassas med tiden efter era behov.

I den bästa av världar hittar ni dessutom en partner i er systemleverantör som kan följa med er på resan och inte bara stödja er tillväxtresa, utan även bidra till den! Då får ni inte bara ett affärssystem efter upphandlingen utan även ett utmärkt bollplank på köpet.

Avslutningsvis,

är ett systembyte av ERP-lösning en stor del av er resa framåt. Se därför till att göra en gedigen research innan och ha några alternativ att välja mellan. Som systemleverantörer själva vet vi hur svårt det kan vara att hitta sin perfekta match – men även hur bra det kan bli när man hittat rätt!

Vill du veta mer?

Vårt fokus ligger på att skapa smarta system som sparar tid och pengar för användaren, genom att eliminera dubbelt arbete och ineffektiv hantering.

Vill du veta mer?

Vill du veta mer?

Är din e-handel skyddad mot cyberattacker?

Är din e-handel skyddad mot cyberattacker?

Det är viktigt att vara medveten om hotet som cyberattacker utgör. Det riskerar inte bara den egna verksamheten utan även…
Självreflektion – 4 frågor till e-handlare som vill ta sig framåt

Självreflektion – 4 frågor till e-handlare som vill ta sig framåt

Som e-handlare är det kanske extra viktigt med kontinuerlig självreflektion, då verksamheten befinner sig i en så snabbt föränderlig bransch!
Missa ingen branschhögtid 2023 med en E-handelskalender

Missa ingen branschhögtid 2023 med en E-handelskalender

Vi har samlat de viktigaste e-handelsdagarna i en snygg, smidig och superbra väggkalender - så att du inte missar någon…
GDPR för dig som driver e-handel

GDPR för dig som driver e-handel

Eseco System AB | Vi har här en praktisk e-bok som sammanställer det viktigaste att veta om GDPR när ni…

Vi vet hur e-handel ska fungera när den fungerar som bäst, helt enkelt.

Registrera dig på vårt nyhetsbrev!

Lösningar

Eseco

©Eseco System AB [#this year :%Y]

 Jörgen Kocksgatan 4 • 211 20 Malmö • +46 40 636 20 60 • info@eseco.se

WordPress Cookie Plugin by Real Cookie Banner