Ett affärssystem ska göra vardagen enklare. Men när e-handeln växer kan ett system som tidigare fungerade bra börja skapa merarbete, osäkra lagersaldon och onödiga stopp i orderflödet. Ofta sker förändringen gradvis, vilket gör att problemen hinner bli en del av vardagen innan någon frågar om systemstödet fortfarande är rätt.
Här går vi igenom vanliga tecken på att en e-handel har vuxit ur sitt affärssystem – och vad som är klokt att undersöka innan ni fattar beslut om nästa steg.
När manuellt arbete blir en del av orderflödet
Det tydligaste varningstecknet är att medarbetare regelbundet behöver flytta information mellan system för hand. Order exporteras till kalkylblad, lagersaldon justeras manuellt och samma kund- eller artikeluppgifter registreras på flera ställen. Varje enskilt moment kan kännas litet, men tillsammans tar de mycket tid och ökar risken för fel.
Ett modernt affärssystem för e-handel bör kunna automatisera flödet från lagd order till plock, leverans, fakturering och bokföringsunderlag. Personalen ska främst hantera undantagen, inte varje normal order.
10 signaler att hålla koll på
Alla verksamheter har tillfälliga flaskhalsar. Men om flera av följande problem återkommer är det ofta dags att se över helheten:
- Lagersaldot i webbshoppen stämmer inte med det fysiska lagret.
- Order behöver registreras eller korrigeras manuellt.
- Excel-filer används för centrala delar av inköp och lagerstyrning.
- Kundservice saknar en samlad bild av ordern.
- Integrationer slutar fungera eller kräver återkommande speciallösningar.
- Rapporter tar lång tid att sammanställa och ger olika svar.
- Högsäsong kräver oproportionerligt mycket extra administration.
- Nya marknader, lager eller försäljningskanaler är svåra att lägga till.
- Returer och återbetalningar fastnar mellan systemen.
- Viktig kunskap om flödena finns bara hos ett fåtal personer.
Är problemet systemet eller arbetssättet?
Ett systembyte är inte alltid rätt första åtgärd. Börja med att kartlägga var information skapas, var den behöver användas och i vilka steg väntetider eller fel uppstår. Ibland finns funktionerna redan i systemet men används inte. I andra fall är en integration felkonfigurerad eller en intern rutin onödigt komplicerad.
Om problemen däremot beror på begränsningar i datamodellen, brist på integrationsmöjligheter eller att systemet inte klarar verksamhetens volym och komplexitet, räcker det sällan med fler tillfälliga lösningar.
Räkna på kostnaden för att inte byta
Priset på ett nytt affärssystem är lätt att se. Kostnaden för att behålla ett dåligt anpassat system är mer utspridd. Räkna därför även på arbetstid för manuell administration, felplock, krediteringar, försenade leveranser och utebliven försäljning när lagersaldot är fel.
Ta också med sådant som är svårt att mäta direkt: lång introduktion av nya medarbetare, stress under kampanjer och att utvecklingsprojekt skjuts upp eftersom systemen inte kan stödja dem.
Ett affärssystem ska ge utrymme att växa
När ni utvärderar nästa lösning bör ni utgå från de flöden verksamheten faktiskt har – inte bara en lista med funktioner. Systemet behöver kunna samla order, lager, inköp och logistik samt utbyta information med webbshop, transportörer och ekonomilösningar.
Nemo är utvecklat för e-handlare och samlar stora delar av arbetet bakom webbshoppen i ett sammanhängande flöde. Målet är inte att automatisera för automationens skull, utan att skapa korrekta order, bättre kontroll och mer tid till att utveckla affären.
Vill du veta mer?
Vårt fokus ligger på att skapa smarta system som sparar tid och pengar för användaren, genom att eliminera dubbelt arbete och ineffektiv hantering.
