6 viktiga frågor att tänka på innan ett systembyte

2022-10-05

Syftet med ett ERP-system, eller affärssystem, är att ha en centraliserad databas som integrerar alla era olika system, funktioner och processer för att få ett så enhetligt verksamhetsstöd som möjligt. För att sammanfatta; ett system som låter er sköta allt administrativt på ett ställe!

Kanske har ni vuxit ur ert gamla system, saknar funktioner eller kopplingar eller känner att systemet hämmar er från att växa. Det finns mängder av anledningar till ett systembyte och ofta kan det vara en ganska frustrerande process.

Innan ni påbörjar upphandlingarna bör ni dock rannsaka er verksamhet och göra en omfattande dokumentering av alla processer och flöden. På så sätt blir det enklare för både er och systemleverantören att förstå varandra och se huruvida det fungerar för er eller inte.

Vi har samlat 6 frågor som ni med fördel kan använda som mall för att kartlägga era krav, behov och önskemål på ett nytt affärssystem!

6 viktiga frågor att besvara innan ni väljer ett nytt affärssystem

  1. Behöver ni ett skräddarsytt affärssystem eller en färdig lösning?
  2. Vad är er budget?
  3. Hur ser era rutiner och flöden ut?
  4. Vem ska använda systemet?
  5. Vilka kopplingar behöver ni?
  6. Hur förväntas ni växa inom de närmsta 5 åren?

1. Behöver ni ett skräddarsytt affärssystem eller en färdig lösning?

Det finns mängder av olika system på marknaden där många av dem ser helt olika ut. Vissa av dem är enklare system med funktioner som ska fungera för alla olika sorters branscher och verksamheter, medan andra består av en grund som sedan byggs ut med exakt det som varje unik verksamhet behöver.

Det viktigaste när man väljer mellan dessa är att se över sina behov och fundera över vad som måste finnas i systemet. Behöver ni många “specialare” för att täcka in era processer eller har ni ett rätt standardiserat flöde från att kunden gör en order till att ni skickar ut paketet från lagret?

2. Vad är er budget?

Ja, vad kostar ett affärssystem egentligen? Om ni förväntar er ett exakt svar på den frågan, måste vi tyvärr göra er besvikna. Det är dessvärre en “hur långt är ett snöre”-fråga som beror på många olika faktorer.

Vad som är bra är att det finns affärssystem som sträcker sig från kostnadsfria till miljonbelopp – så det finns absolut något för alla! Det är dock viktigt att förstå skillnaden på dessa och att man varken kan förvänta sig samma funktioner, support eller effektivitet från dem. Är ni nystartade och fortfarande säljer i liten skala fungerar ofta de kostnadsfria eller billiga bra – men hanterar ni över 50-100 ordrar per dag, har avancerad logistik eller transportadministration kan ni oftast effektivisera arbetet och i slutändan även spara in pengar på att välja ett dyrare affärssystem.

Sammanfattningsvis, är det några aspekter att ha i åtanke när ni väljer prisklass på affärssystemet. Vårt tips är att räkna på det tidigt i processen och undvika att vara dumsnåla. Väljer ni ett billigare affärssystem och inser att ni behöver fler avancerade funktioner, kostar det ofta mycket att lägga till dessa i efterhand. Se därför även till att vara ärliga och tydliga mot leverantören direkt från start, så att de vet era förväntningar och kan ge er en korrekt prisbild.

3. Hur ser era rutiner och flöden ut?

När något fungerar är det lätt att fastna i det hjulspåret och tänka att det är det bästa sättet att lösa uppgiften på. Inte minst när det kommer till administration eller orderhantering kan det vara läskigt att ändra sin rutin, då man inte vill missa något eller riskera att göra fel.

Vi möts ofta av e-handlare som har gjort på samma sätt i flera års tid, och vill ha exakt samma upplägg även vid ett systembyte. Det behöver nödvändigtvis inte vara fel, utan kan vara en rutin som arbetats fram till den bästa möjliga. Det är dock viktigt att våga tänka om ibland och se om ni kan effektivisera det ytterligare med hjälp av en funktion i affärssystemet.

Se helt enkelt till att vara tydliga med hur ni jobbar idag och vilka funktioner som stödjer ert vardagliga arbete. Exempelvis kanske ni alltid plockar i batchar med en vagn? Se då till att affärssystemet stödjer detta och automatiskt kan skriva ut effektiva plockrundor till personalen på lagret.

4. Vem ska använda systemet?

Beroende på hur ni arbetar och hur era rutiner ser ut kommer olika personer behöva ha åtkomst till systemet. Exempelvis kanske ni har ett stort lager där all personal behöver komma åt information om hyllplan och ordernummer – eller är det bara en på admin som skriver ut plocklistorna till dem? Eller har ni en kundtjänstavdelning som behöver komma åt och ändra i ordrar?

5. Vilka kopplingar behöver ni?

I många affärssystem finns det färdiga kopplingar och integrationer till andra system – exempelvis ett WMS, en e-handelsplattform, en 3PL-partner eller ett kassasystem. Är ni nöjda med era befintliga kopplingar är det bra att hitta en systemleverantör som har dessa kopplingar på plats, alternativt har möjlighet att tillgodose er den kopplingen längre fram.

6. Hur förväntas ni växa inom de närmsta 5 åren?

En av de viktigaste frågorna att ta upp med systemleverantören är hur ni planerar att växa och utvecklas framöver. Vill ni ta er e-handel till en ny nivå och anställa mer personal, expandera till fler marknader, öppna en fysisk butik eller investera i ett robotlager längre fram så behöver ni ha ett system som kan utvecklas med er. Se därför till att systemet är skalbart och kan anpassas med tiden efter era behov.

I den bästa av världar hittar ni dessutom en partner i er systemleverantör som kan följa med er på resan och inte bara stödja er tillväxtresa, utan även bidra till den! Då får ni inte bara ett affärssystem efter upphandlingen utan även ett utmärkt bollplank på köpet.

Avslutningsvis,

är ett systembyte av ERP-lösning en stor del av er resa framåt. Se därför till att göra en gedigen research innan och ha några alternativ att välja mellan. Som systemleverantörer själva vet vi hur svårt det kan vara att hitta sin perfekta match – men även hur bra det kan bli när man hittat rätt!

Kundnöjdhet avgörs oftare av företagets bemötande och relation till kunden, snarare än hur nöjd kunden faktiskt är med själva produkten. Det innebär att kundservicen är A och O för en framgångsrik verksamhet – och det är aldrig för sent att förbättra!
social shopping för e-handel
Det nya sättet att shoppa på, Social Shopping, innebär dock att kunden kan handla från er direkt i sitt eget flöde på sociala medier.
sälj på abonnemang
Genom att sälja på abonnemang får ni som företag en tydlig linje att gå på vad gäller lagersaldon, planering av inköp och kanske det härligaste för er – en förutsägbar intäkt!
Dropshipping
Vi har sedan länge haft funktioner, i vårt affärssystem Nemo, som stödjer dropshipping. Det är dock fortfarande en vanligt förekommande fråga hur det faktiskt går till när man startar en webshop utan ett eget lager. Vi har därför sammanställt de viktigaste punkterna att hålla koll på.
Kvinna sitter vid datorskärm
C2C - eller customer to customer - är en kombination av ett hållbarhetsinitiativ och ekonomisk win-win! Fortsätt läsa om du vill veta mer om C2C och varför även ni borde hoppa på trenden.
Person som går runt bland lagerhyllor
Vi har tidigare skrivit om hur man effektiviserar och håller koll på produkterna med ett PIM och transporterna med ett TA-system. Men lagret då, tänker kanske du? Jo, då använder man sig av ett WMS!
Person som sitter vid laptop
Vi har tidigare skrivit om fördelarna med SaaS. Redan för ett år sedan var SaaS en uppåtgående trend som affärsmodell, framförallt inom e-handelsbranschen. Det är dock inget som har börjat dala än utan efterfrågas i, om möjligt, ännu större utsträckning än tidigare. Men hur har SaaS blivit en så hög prioritering för de svenska e-handlarna?
En e-handelsapplikation på mobilen
Då e-handel via mobilen har ökat allt mer under årens lopp är det inte förvånande att även antalet e-handelsappar ökat. Med en app kan det vara lättare att optimera kundupplevelsen jämfört med att mobilanpassa en traditionell hemsida.
bild på kvinna som sitter vid laptop
Den 1 maj 2022 började en ny konsumentköplag att gälla. Den innebär framförallt ett förstärkt konsumentskydd samt tillägg för att även täcka in digitala varor och tjänster. Två månader senare föreslås fler lagändringar att träda i kraft - allt för att modernisera och utveckla det befintliga konsumentskyddet.
Kvinna som arbetar vid en laptop
Vi skrev för ett tag sedan om att använda sig av RFM för att utvärdera era kunders lojalitet och köpbeteende. Genom att identifiera de olika kundsegmenten får ni en övergripande bild över hur ni ligger till med lojala och återkommande kunder - men hur går ni sedan vidare?
Vikten av kundernas lojalitet är något som är svårt att understryka tillräckligt när det kommer till e-handel. Med lojala kunder får ni inte bara en ökad inkomst utan bygger även ett starkare varumärke.
Dropshipping har länge varit ordet på allas läppar. Vi stötte på det redan för 10 år sedan när vi hjälpte en kund att sätta upp sitt dropshippingflöde. Men mycket har hänt sedan dess, både teknikmässigt men även inom e-handelsbranschen.
E-bok från Eseco
Tid är pengar, brukar man säga. Oavsett finanserna är tid en oerhört dyrbar faktor för många företagare i allmänhet - och för e-handlare i synnerhet. Här har vi därför en e-bok med tidssparande tips till dig som vill effektivisera din verksamhet.
Välj rätt Product Information Management
PIM står för Product Information Management och innebär ett system som styr över all produktinformation. Allt från produktbeskrivningar och bilder till attribut och tekniska specifikationer.
hantera returerna korrekt och effektivt
Att hantera returer för e-handlare kan vara både tidskrävande och dyrt, samtidigt som det är avgörande för kundnöjdheten och lojaliteten. Här har vi därför en steg-för-steg guide till hur ni på enklast sätt kan effektivisera er returhantering!
Person som tar anteckningar
Som e-handlare kan begreppet TA, eller TA-system, komma på tal då och då. Har man ingen aning om vad det står för kan man bli aningen förvirrad. Vi har därför samlat all relevant information ni behöver för att veta om det är något för er eller inte!
Kvinna som sitter framför dator
Dropshipping har länge varit ordet på allas läppar. Vi stötte på det redan för 10 år sedan när vi hjälpte en kund att sätta upp sitt dropshippingflöde. Men mycket har hänt sedan dess, både teknikmässigt men även inom e-handelsbranschen.
Lagerarbetare som plockar varor
Det finns en mängd olika sätt att plocka på och ingen behöver vara bättre än den andra. Vi vet dock av erfarenhet att om man som e-handlare effektiviserar sitt plock, kan man både spara tid och minimera risken för manuella fel. Så, vill ni ha tips på hur ni kan göra där ute på lagret? Läs då vidare!
Person som sitter vid dator med ett betalkort i handen
Det är få som har missat att e-handeln vuxit explosionsartat de senaste åren. En rapport från Nets visade på att 35% av e-handelskonsumenterna handlar på nätet för att det är mer bekvämt. Men vad räknas in i bekväm e-handel?
Lagerarbetare
Det surras en hel del om 3PL ute i branschen just nu, men kanske framförallt hos de företagen som ligger i en tillväxtkurva efter det otroliga e-handelsåret som har gått. Kan man kanske säga att det är det nya svarta bland e-handlare?
Nedladdningsbar väggkalender
Här hittar vi en rykande färsk e-handelskalender för det nya året som ligger precis runt hörnet. Den är fylld av de viktigaste dagarna, statistik och bra fakta inför ännu ett år av e-handel.
Information om hur man mäter kundnöjdhet
Här hittar vi en steg-för-steg guide till hur ni enkelt kan mäta er kundnöjdhet. Det är viktigt att inte bara likställa ett ökat antal nya kunder med en ökad omsättning utan att även se över era befintliga kunders nöjdhet och upplevelse av er som företag.
bild på esecos e-bok
Förra året e-handlade hela 87% av internetanvändarna. Det är helt enkelt en stor marknad att ge sig ut på! Vi har därför samlat grunderna för distanshandel i en praktisk e-bok, som du kostnadsfritt kan ladda ner!

NYHETSBREV

Få e-handelsnyheter, tips & artiklar direkt till din inkorg

Genom att registrera din e-post godkänner du hanteringen av dina personuppgifter enligt Esecos integritetspolicy

© Copyright Eseco System AB 2022 |  Fotograf: Sanna Dolck Wall